image-10
Lektorbladet

Rett til innsyn i tilsettingssaker

Innsynsretten ved tilsettingssaker i offentlig sektor går lenger enn det mange er klar over.
AVJuridisk rådgiver Marianne L. Pedersen
01. oktober, 2014

Tilsetting i offentlig sektor, det vil si i stat og kommune, er regulert i lov, forskrift og i avtaleverk. Tilsettingsvedtaket er å anse som et enkeltvedtak i forvaltningslovens forstand, og formålet med lov og forskriftsreguleringen er å sikre at tilsettingsvedtaket blir riktig, at den er basert på lik behandling og forhindre at tilsettingsmyndigheten tar utenforliggende hensyn. Tilsettingsmyndigheten må sørge for at saken er tilstrekkelig opplyst før vedtak treffes. En følge av dette vil blant annet kunne være å gi søkere mulighet til å korrigere eller imøtegå opplysninger som vil ha betydning for tilsettingsmyndighetens beslutning.  Retten til innsyn i sakens opplysninger vil da være en viktig forutsetning.

Innsyn så tidlig som mulig
Vår erfaring er at medlemmer ofte ikke er klar over hvor langt denne innsynsretten går. Hvis søker mistenker en ulovlig forbigåelse, så vil innsyn i sakens opplysninger ofte være en forutsetning for videre vurdering.   Ikke sjelden henvender medlemmet seg til oss med sin mistanke etter at intervjuene er gjennomført og innstillingen skrevet. Da er det ofte for sent å påvirke beslutningen. Det er derfor viktig at søker så tidlig som mulig ber om innsyn slik at vi kan vurdere om det i det hele tatt er grunn til å mistenke en forbigåelse.

Ifølge forvaltningslovforskriften § 15 har søker rett til å gjøre seg kjent med samtlige øvrige søkeres navn og alder, samt fullstendige opplysninger om deres utdanning og praksis i offentlig og privat virksomhet. Slike opplysninger samles gjerne i en egen liste som kalles for utvidet søkerliste som arbeidsgiver utarbeider. En utvidet søkerliste inneholder flere opplysninger enn den offentlige søkerlisten som alle har tilgang til.

Ved å be om innsyn i en slik liste vil søker kunne se om arbeidsgiver har mottatt alle de oppgitte opplysningene og få en oversikt over de andre søkerne. Dette vil gi søker et sammenligningsgrunnlag når det gjelder de formelle kvalifikasjonene som utdanning og relevant erfaring. Hvis søker oppdager at opplysningene om en selv inneholder feil eller mangler er det viktig at søker ber arbeidsgiver om å rette opp dette.

Kan sjekke fakta og noen vurderinger
Ifølge forvaltningslovforskriften § 16 har søker adgang til å gjøre seg kjent med de deler av et dokument som inneholder faktiske opplysninger om seg selv. I denne sammenheng innebærer faktiske opplysninger også sammendrag eller annen bearbeidelse av faktum. Søker har også rett til innsyn i vurderinger om seg selv. Dette gjelder likevel ikke vurderinger gjort av innstillingsmyndighet eller tilsettingsmyndigheten, samt de som har forberedt saken for dem, eller vurderinger fra søkerens nåværende eller tidligere arbeidsgiver/oppdragsgiver. I særskilte tilfeller kan også vurderinger gitt av personer som søker har hatt nær yrkesmessig kontakt med unntas fra innsynsretten.

Faktiske opplysninger i denne sammenheng innebærer også opplysninger som bygger på vurderinger som bygger på konkrete hendinger. Uttrykk som «alkoholmisbruker» regnes til denne kategori. Generelle karakteristikker av faglige eller personlige evner vil være vurderinger.
Søker kan be om innsyn i faktiske opplysninger som har fremkommet i intervjuet eller ved innhenting av referanser. Mener søker at opplysningene inneholder feil, typisk ved at søker er uenig i referansens uttalelser, har søker rett til å gi sitt syn på dette.

Rett til å lese referater
Hvis det er skrevet et referat fra intervjuet og fra samtaler med referanser, så har søker rett til å få innsyn i dette, jfr. forvaltningslovforskriften § 18. Sivilombudsmannen har i flere uttalelser understreket hvor viktig det er med skriftlighet i tilsettingsprosesser, da dette bidrar til riktige beslutninger. Selv om forskriften ikke stiller et krav om referat, så vil referatføring kunne bidra til en økt bevissthet hos arbeidsgiver og deretter bidra til å sikre en forsvarlig saksbehandling.

En søker har også rett til å se et referat fra et intervju med en som er innstilt eller tilsatt i stillingen, dersom referatet inneholder nye opplysninger eller anførsler av betydning for saken.
Noen ganger hevder arbeidsgiver at referatet inneholder opplysninger eller vurderinger som er unntatt innsynsretten. Dette er ikke grunn nok til å unnta hele dokumentet som sådan. Arbeidsgiver kan unnta disse enkeltopplysningene, men må gi innsyn i resten av dokumentet.

Hvem – og i hvilken rekkefølge?
Når det gjelder innstillingen, så har søker rett til å få vite hvem som er blitt innstilt, og i hvilken rekkefølge jfr. forvaltningslovforskriften § 19. Hvis det har vært dissens blant medlemmene av innstillingsutvalget, har søker rett til å få vite det og i tilfelle hvor mange stemmer hver av de innstilte søkerne har fått. Innstillingsutvalgets begrunnelse har søker derimot ikke innsynsrett i, men søker har rett til å se de deler av innstillingen som inneholder nye faktiske opplysninger og anførsler av betydning for saken.

Søker har også rett til å gjøre seg kjent med søknadene fra søkere som er innstilt til, eller tilsatt i, stillingen, samt vedlegg til disse søknadene jfr. forvaltningslovforskriften § 17. Det samme gjelder faktiske opplysninger om søkere som er blitt innstilt, og om den søker som er tilsatt i stillingen. Det forutsettes at slike opplysninger skal ha hatt betydning for beslutningen.

Taushetsbelagt informasjon
Søkers innsynsrett begrenses av forvaltningsloven § 19. Søker har blant annet ikke rett til innsyn i opplysninger om en søkers helseforhold selv om dette skulle være inntatt i en søknad.
Når søker som part får tilgang på opplysninger om andre søkere, så gjelder taushetsplikten i forvaltningsloven § 13. Arbeidsgiver er pliktig til å informere om dette.
Selv om tilsettingsprosessen er avsluttet ved at arbeidsgiver har ansatt en person, så vil likevel søkers rett til å gjøre seg kjent med sakens dokumenter gjelde, jfr. forvaltningslovforskriften § 15. Som hovedregel vil det da ikke være mulig å få omgjort tilsettingsvedtaket. Benyttelse av innsynsretten vil likevel kunne ha en verdi. Ved mulig feil i vedtaket kan det være mulig å forfølge saken videre.

se mer innhold fra kategorien

Juridisk taltLektorbladet
ansettelsetillitsvalgt

Flere artikler du kanskje er interessert i

Juridisk talt
Fortsatt krevende om krenkelser
Etter fem år med den såkalte mobbeparagrafen 9 A-5 er praktiseringen verken klar eller entydig. Det er også lite debatt i lærerprofesjonene om hva som er en krenkelse.
Lektorbladet
Tillit, tid og makt – ja, takk!
Er det grunn til å tro at tillitsreformen vil bidra til at lektorene i førstelinjen gis tillit ovenfra og utenfra?
Lektorbladet
Ja, nå skal det jobbes skikkelig i skolen!
Eksamen ble avlyst for å gi elevene tid til å jobbe skikkelig med skolen. På vei inn i tidenes russefeiring, uten fraværsgrense, kan det blir en skikkelig utfordring.