image-3
Juridisk talt

Nye regler om innsyn i ansattes e-post:

Ansattes personvern og arbeidsgivers kontrolladgang
AVNina Sandborg, leder av juridisk kontor Norsk Lektorlag
16. mars, 2009
Denne artikkelen er mer enn ett år gammel

Fra 1. mars 2009 gjelder det nye regler om arbeidsgivers adgang til innsyn i ansattes e-post. Det gis rett til innsyn kun i enkeltstående tilfeller og kun for konkrete formål.

Arbeidsgivers rettigheter

Den nye, reviderte personopplysningsforskriftens § 9-2 angir vilkårene for at arbeidsgiver har rett til innsyn i ansattes e-post:

”§ 9-2. Vilkår for innsyn

       Arbeidsgiver har bare rett til å gjennomsøke, åpne eller lese e-post i arbeidstakers e-postkasse

a)

når det er nødvendig for å ivareta den daglige driften eller andre berettigede interesser ved virksomheten,

 

b)

ved begrunnet mistanke om at arbeidstakers bruk av e-postkassen medfører grovt brudd på de plikter som følger av arbeidsforholdet, eller kan gi grunnlag for oppsigelse eller avskjed.

       Arbeidsgiver har ikke rett til å overvåke arbeidstakers bruk av elektronisk utstyr, herunder bruk av Internett, ut over det som følger av denne forskriften § 7-11.”

Utgangspunktet er altså at arbeidsgiver kan gjennomsøke, åpne eller lese e-post i ansattes e-postkasse bare i helt spesielle konkrete tilfeller. Kontinuerlig overvåking er ikke tillatt. Innsyn skal alltid være saklig begrunnet og er ikke nødvendig hvis informasjonen lett kan skaffes på annen måte, uten innsyn i e-postkassen.

Situasjoner hvor innsyn er aktuelt

(Hentet fra Datatilsynets hjemmesider.)

  • Når det er nødvendig for å ivareta den daglige driften.
    Typisk ved arbeidstagerens fravær dersom det er god grunn til å tro at det er kommet virksomhetsrelaterte meldinger i e-postkassen som arbeidsgiver trenger av driftshensyn. Tidsaspektet har stor betydning, og korte akseptfrister kan begrunne innsyn selv ved kortere fravær.
  • Når det er nødvendig for å ivareta andre berettigede interesser ved virksomheten.
    Målestokken er hva man i alminnelighet anser som legitime hensyn ved en virksomhet. Det kan for eksempel tenkes at innsyn kan begrunnes med et legitimt behov for å ivareta virksomhetens rykte.
  • Ved begrunnet mistanke om at bruk av e-postkassen medfører grovt brudd på de plikter som følger av arbeidsforholdet.
    Pliktbruddet må være grovt. Kravet vil typisk være oppfylt dersom e-postkassen benyttes til å gjennomføre straffbare forhold, for eksempel at den ansatte laster ned og/eller videresender bilder av utuktig omgang med barn (barnepornografi), eller til ulovlig fildeling.
  • Ved begrunnet mistanke om at arbeidstakers bruk av e-postkassen kan gi grunnlag for oppsigelse eller avskjed.
    Situasjoner som er nevnt i merknadene, er mistanke om at e-posten benyttes til trakassering av kolleger eller til utsending av spam eller e-post med skadelig innhold.

Når innsyn skal gjennomføres

Den ansatte skal så langt det er mulig varsles og få anledning til å uttale seg før innsyn gjennomføres. Videre skal den ansatte så langt det er mulig gis anledning til å være tilstede når innsynet foretas, og vedkommende kan la seg bistå av tillitsvalgt eller en annen representant.

Bruk nettet med vettet

Norsk Lektorlag anbefaler sine medlemmer å sette seg inn i rettigheter og plikter når det gjelder bruk av elektroniske verktøy i arbeidsforholdet. Datatilsynets nettsider har mye god informasjon om dette.

Dine kunnskaper og holdninger når det gjelder bruk av nettet, er avgjørende for ivaretakelse av den private sfære i arbeidsforholdet.

Denne spalten er publisert i Lektorbladet nr. 2 2009.

se mer innhold fra kategorien

Juridisk taltLektorbladet
arbeidsmiljøpersonvern

Flere artikler du kanskje er interessert i

Juridisk talt
Taushetsplikt i skolen
Da du ble ansatt som lektor, signerte du både arbeidsavtalen og en erklæring om at du er kjent med hvilke regler som gjelder for taushetsplikten. Husker du hva det innebærer?
Juridisk talt
Kalt inn på teppet? Hva du IKKE bør gjøre
Når det oppstår problemer på jobben, er det noen typiske feller det er lett å gå i som arbeidstaker.
Juridisk talt
Hatytringer i krenkelsens tid
– Men jeg har da ytringsfrihet? Hva gjør en lærer når en elev i klasserommet slenger skjellsord både til medelevene og læreren, og så påberoper seg «ytringsfrihet» for skitpraten?