Fra 1. mars 2009 gjelder det nye regler om arbeidsgivers adgang til innsyn i ansattes e-post. Det gis rett til innsyn kun i enkeltstående tilfeller og kun for konkrete formål.
Arbeidsgivers rettigheter
Den nye, reviderte personopplysningsforskriftens § 9-2 angir vilkårene for at arbeidsgiver har rett til innsyn i ansattes e-post:
”§ 9-2. Vilkår for innsyn
Arbeidsgiver har bare rett til å gjennomsøke, åpne eller lese e-post i arbeidstakers e-postkasse
|
a) |
når det er nødvendig for å ivareta den daglige driften eller andre berettigede interesser ved virksomheten, |
|
b) |
ved begrunnet mistanke om at arbeidstakers bruk av e-postkassen medfører grovt brudd på de plikter som følger av arbeidsforholdet, eller kan gi grunnlag for oppsigelse eller avskjed. |
Arbeidsgiver har ikke rett til å overvåke arbeidstakers bruk av elektronisk utstyr, herunder bruk av Internett, ut over det som følger av denne forskriften § 7-11.”
Utgangspunktet er altså at arbeidsgiver kan gjennomsøke, åpne eller lese e-post i ansattes e-postkasse bare i helt spesielle konkrete tilfeller. Kontinuerlig overvåking er ikke tillatt. Innsyn skal alltid være saklig begrunnet og er ikke nødvendig hvis informasjonen lett kan skaffes på annen måte, uten innsyn i e-postkassen.
Situasjoner hvor innsyn er aktuelt
(Hentet fra Datatilsynets hjemmesider.)
- Når det er nødvendig for å ivareta den daglige driften.
Typisk ved arbeidstagerens fravær dersom det er god grunn til å tro at det er kommet virksomhetsrelaterte meldinger i e-postkassen som arbeidsgiver trenger av driftshensyn. Tidsaspektet har stor betydning, og korte akseptfrister kan begrunne innsyn selv ved kortere fravær. - Når det er nødvendig for å ivareta andre berettigede interesser ved virksomheten.
Målestokken er hva man i alminnelighet anser som legitime hensyn ved en virksomhet. Det kan for eksempel tenkes at innsyn kan begrunnes med et legitimt behov for å ivareta virksomhetens rykte. - Ved begrunnet mistanke om at bruk av e-postkassen medfører grovt brudd på de plikter som følger av arbeidsforholdet.
Pliktbruddet må være grovt. Kravet vil typisk være oppfylt dersom e-postkassen benyttes til å gjennomføre straffbare forhold, for eksempel at den ansatte laster ned og/eller videresender bilder av utuktig omgang med barn (barnepornografi), eller til ulovlig fildeling. - Ved begrunnet mistanke om at arbeidstakers bruk av e-postkassen kan gi grunnlag for oppsigelse eller avskjed.
Situasjoner som er nevnt i merknadene, er mistanke om at e-posten benyttes til trakassering av kolleger eller til utsending av spam eller e-post med skadelig innhold.
Når innsyn skal gjennomføres
Den ansatte skal så langt det er mulig varsles og få anledning til å uttale seg før innsyn gjennomføres. Videre skal den ansatte så langt det er mulig gis anledning til å være tilstede når innsynet foretas, og vedkommende kan la seg bistå av tillitsvalgt eller en annen representant.
Bruk nettet med vettet
Norsk Lektorlag anbefaler sine medlemmer å sette seg inn i rettigheter og plikter når det gjelder bruk av elektroniske verktøy i arbeidsforholdet. Datatilsynets nettsider har mye god informasjon om dette.
Dine kunnskaper og holdninger når det gjelder bruk av nettet, er avgjørende for ivaretakelse av den private sfære i arbeidsforholdet.
Denne spalten er publisert i Lektorbladet nr. 2 2009.